Cześć! Niedawno przedstawiłem Ci swój pomysł na proste i przyjemne tworzenie grafików dla zespołu. W poprzednim wpisie wymieniałem jego plusy i korzyści. Dziś skupimy się na konfiguracji szablonu. Przy okazji pokażę Ci dodatkowe jego zalety, które pomogą Ci kontrolować zaległe do odrobienia wolne, czy godziny.
Wygląd, co gdzie się znajduje.
Każdy ma swojego Excela i konfiguruje go sobie pod własne potrzeby. Popatrzmy jednak na zawartość pól, które zaznaczyłem, otoczyłem czerwoną elipsą.
To tutaj w zasadzie przekażemy wszystkie informacje swoim pracownikom. Zasada wypełniania jest prosta. U góry mamy w niebieskich nagłówkach wpisane dni tygodnia, niedziele i soboty podpisane są czerwoną czcionką. Poprzez wpisanie identycznego symbolu jaki mamy w legendzie (zielona mniejsza tabelka obok) ustalamy, kto kiedy i na jak długo ma przyjść do pracy. W kolumnie „Godzin” wpisujemy ile godzin musi wypracować pracownik, natomiast w kolumnie „Pozostało” zobaczymy ile godzin nam pozostało do przydzielenia dla pracownika, jeżeli przekroczymy limit komórka w kolumnie „Pozostało” zabarwi się na czerwono informując nas o tym ile godzin za dużo wpisaliśmy pracownikowi w tym miesiącu.
Konfiguracja formuły dla kolumny „Pozostało”
Formuła wydaje się skomplikowana ale wcale taka nie jest. Jedyną wadą wstępnie jest to, że nie możemy wpisywać wartości własnych bezpośrednio do grafiku ( taka wersja jest do pobrania ) czysto liczbowych.
=$B4-(LICZ.JEŻELI($D4:$AH4;”Twój_symbol_z_Legendy”)*$AK$4
+LICZ.JEŻELI($D4:$AH4;”Twój_symbol_z_Legendy2″)*AK5
+LICZ.JEŻELI($D4:$AH4;”Twój_symbol_z_Legendy3″)*$AK$6
+LICZ.JEŻELI($D4:$AH4;”Twój_symbol_z_Legendy4″)*$AK$7)
Schemat działania jest prosty – sprawdzamy ile razy powtarza się symbol z legendy, a następnie mnożymy go razy liczbę godzin, którą podaliśmy w zielonej tabeli obok symbolu. To wszystko zebrane odejmujemy od wartości w komórce z kolumny „Pozostało” dla danego pracownika.
I tutaj przyszedł czas na pokazanie kolejnej zalety tej metody. Dzięki komórce kolumnie „Pozostało” możemy w tym samym dokumencie utworzyć drugi identyczny arkusz na kolejny miesiąc, a do wartości komórki „Pozostało” dodać to co zostało z poprzedniego miesiąca, dzięki czemu uwzględnimy wszystkie godziny. Prawda, że proste?
Dodawanie dodatkowych symboli.
Na końcu formuły dopisujemy taką oto linijkę
+LICZ.JEŻELI($D4:$AH4;”Twój_symbol_z_Legendyx”)*$AK$x
Kolumna AK odpowiada za mnożnik godzinowy, a symbole wpisujemy do AJ, po prostu powiększamy swoją małą zieloną tabelkę.
Dodanie dodatkowych pracowników.
Tutaj pozwolę sobie pokazać to na video.